Boekhouding en exports
Elke loonrun levert een sluitende journaalpost op die je in je boekhoudpakket kunt importeren, plus een loonstaat voor je eigen administratie of je boekhouder.
De grootboekrekeningen
Bij Instellingen koppel je de onderstaande rekeningen. Pas ze vóór je eerste loonrun aan je eigen grootboek aan; bestaande loonruns houden de rekeningen waarmee ze zijn aangemaakt.
- Brutoloon (Debet)
- De loonkosten van de BV. De bijtelling wordt hier ook op geboekt, want die hoort bij de loonkosten.
- Onbelaste vergoedingen (Debet)
- De kostenrekening voor vergoedingen die onbelast worden uitbetaald. Geef die een eigen rekeningnummer om ze los van het loon te boeken.
- Tegenrekening bijtelling (privégebruik auto van de zaak)
- De tegenrekening voor de bijtelling. Die boekt de extra loonkosten weer tegen, want er gaat geen geld heen en weer.
- Te betalen nettoloon
- Wat de BV de DGA schuldig is totdat het salaris is betaald.
- Te betalen loonheffing
- De ingehouden loonheffing die je aan de Belastingdienst moet betalen.
- Te betalen Zvw
- De ingehouden Zvw-bijdrage die je aan de Belastingdienst moet betalen.
- Afrondingsverschillen
- De centen die afvallen doordat de loonaangifte in hele euro's gaat.
- Bank
- De zakelijke rekening waarvandaan de betalingen worden gedaan.
De journaalpost
Het brutoloon staat debet; het nettoloon, de loonheffing en de Zvw-bijdrage staan credit op hun schuldrekeningen. Debet en credit tellen altijd op tot hetzelfde bedrag — er wordt met hele centen gerekend, dus de post kan niet een afrondingscent verschillen.
De betalingen zelf worden niet automatisch geboekt. Zodra het salaris en de loonheffing van je rekening af gaan, boek je de schuldrekeningen in je boekhouding weg tegen de bank.
Een correctie die in deze loonrun wordt verrekend komt er als extra regels bij, zodat de post aansluit op wat deze maand daadwerkelijk wordt betaald en aangegeven.
Een post met meer dan één debetrekening — bijvoorbeeld onbelaste vergoedingen op een eigen rekening — wordt geëxporteerd als meerdere boekstukken die elk op zichzelf in balans zijn, want dat verwachten de memoriaalmutatie en de CSV-import. Boek je ze op dezelfde rekening, dan blijft de post één boekstuk.
De exports
- Journaalpost CSV
- Een memoriaalimport voor e-Boekhouden met één tweezijdige regel per boeking, btw-code GEEN en zonder factuurnummer.
- Loonstaat CSV
- De loonstaat voor het hele jaar volgens het kolommodel van de Belastingdienst, met één regel per periode.
- Loonstrook PDF
- De loonstrook voor de periode, inclusief cumulatieven.
Directe e-Boekhouden-koppeling
Voeg bij Instellingen je e-Boekhouden API-token toe. Na goedkeuring van een loonrun kun je de journaalpost rechtstreeks versturen. Payrollr controleert de ingestelde grootboekrekeningen en bewaart het ontvangen mutatienummer om dubbele exports te voorkomen.
Audit-log
Het aanmaken en goedkeuren van runs, het klaarzetten van betalingen en het exporteren van SEPA-bestanden worden allemaal met tijdstip vastgelegd, zodat je achteraf kunt nagaan wat wanneer is gebeurd.